Se perfectionner au passé capital
Date
Janvier, 2025
Temps de lecture
7 minutes
Catégorie
Bonne pratique
Louis Emmanuel NDJOM BADGA
Louis Emmanuel est un consultant avant-vente évoluant principalement dans le domaine IT. Fort de 3ans d’expérience dans le secteur, Louis accompagne les entreprise de toutes tailles à adopter des solutions technologiques innovantes pour optimiser leurs opérations et renforcer leur compétitivité.
Titulaire d’un Master en Business development et Ingénierie d’affaire, et passionné par la technologie et la vente, il sait comprendre les besoins des clients et proposer des solutions sur mesure qui répondent à leurs défis spécifiques. Louis est également reconnu pour ses compétences en communication et sa capacité à travailler dans des environnements internationaux et interdépartementaux.
Mots clés
#capitalisation
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Tous les appels d’offres et les projets sont à la fois différents et similaires. Différents par les contraintes et exigences spécifiques des clients et par les problèmes ou besoins auxquelles ils répondent. D’un autre côté, ces projets sont similaires dans l’approche méthodologique que l’on peut utiliser pour répondre aux différentes problématiques.
Parce qu’ils sont similaires, la capitalisation est importante afin de tirer des leçons capitales des réponses passées, et continuellement améliorer les méthodes et process utilisées pour « éviter de réinventer la roue à chaque appel d’offre » comme l’aurait dit Gregory W. Pease.
Cet article se focalise sur la capitalisation, son importance dans une démarche d’amélioration continue des réponses aux appels d’offres et le processus de capitalisation en lui-même.
Qu’est-ce que la capitalisation ?
Selon Pierre de Zutter, 1994, « La capitalisation de l’expérience (…), c’est le passage de l’expérience à la connaissance partageable ».
Pour ma part, la capitalisation consiste à faire la somme des expériences passées, directes ou indirectes, en tirer des leçons objectives et les rendre accessibles afin d’améliorer les performances et la productivité sur des appels d’offres futurs.
Quelle que soit la compréhension que l’on a de la capitalisation, les éléments clés à toujours garder en tête sont pour moi : l’expérience, qui sert d’enseignement et de référence, la connaissance qui est l’acquis/ la leçon de l’expérience passée, et le partage qui souligne l’importance de rendre accessibles les résultats de nos expériences et leçons pour faire perdurer le process dans une démarche d’amélioration continue.
La capitalisation est un processus continu composé de plusieurs actions à mener et de questions à poser en fonction de l’étape dans laquelle vous vous trouvez dans le processus de réponse à un appel d’offres.
Que faire après une réponse ?
Il peut paraître étrange de commencer par ce qui semble être une fin, mais il n’y a pas de capitalisation sans réponse précédente, expérience ou connaissance acquise.
Que l’appel d’offre soit remporté ou pas, il est vital de faire une évaluation une fois la procédure terminée. Après la célébration de la victoire ou après les soupirs de la défaite, il faut se poser les bonnes questions et en tirer des leçons qui serviront pour les projets et marchés futures. Ces questions doivent vous permettre d’identifier :
- Ce qu’il faut continuer de faire
- Ce qu’il faut mieux faire
- Ce qu’il faut faire de nouveau
- Ce qu’il ne faut plus faire
Les questions à se poser peuvent être groupées en un fichier qui servira de modèle et sera partagé. Ces questions devront pouvoir apporter des réponses et une compréhension du :
- Savoir : Il s’agit ici de toutes les connaissances théoriques acquises tout au long du projet et qui pourraient être réutilisées sur d’autre projet, servir de modèle ou de références sur des avant-ventes à venir. Au-delà de ce que vous savez, il faudra identifier ce que vous ne savez pas. Après la réponse, recensez toutes ces connaissances théoriques qui vous ont manqués durant la réponse et trouvez comment pallier ce manque.
- Savoir-faire : Ici, reprenez toutes les connaissances pratiques que vous avez utilisées tout au long de la réponse, les expertises, les certifications des membres de l’équipe, les expériences individuelles et les projets de référence. Regroupez également les éléments demandés par le client et qui vous ont manqué.
- Savoir-être : Le savoir être vise à s’interroger sur les qualités et le comportement mais aussi sur les compétences vis-à-vis des autres (le savoir-agir). Qu’est-ce qui a été fait ? comment l’avons nous fait ? est-ce que tout s’est bien passé ? avons-nous bien collaboré ? qu’est qui peut être mieux fait ? sont quelques-unes des questions qu’il faudra vous poser.
Après chaque réponse à appel d’offre, définissez votre processus de capitalisation. Faites-vous une évaluation en équipe ou individuellement ? avez-vous des outils et supports à utiliser ? faites-vous une présentation du retour d’expérience en réunion ? Comment récupérez-vous les informations auprès de vos équipes et de vos clients ? En répondant à ces questions, vous pourrez ensuite mettre en place un processus clair et efficace.
Quel que soit le processus que vous définissez, il est important à chaque évaluation de cibler quelques actions simples et réalisables qui vont permettre de progresser étape par étape. N’essayez pas de monter des marches trop grandes trop vite. Adoptez plutôt une approche par petits pas constants. Dans la durée, cette démarche vous permettra de progresser collectivement plus vite, en facilitant l’adhésion de vos équipes.
Que faire avant une réponse ?
Avant chaque réponse, il est important de définir une stratégie globale qui encadre l’ensemble de la proposition et par conséquent les éléments qui peuvent être utilisés pour produire une réponse convaincante et gagnante.
La capitalisation peut vous aider à définir la stratégie de réponse globale et à prendre des décisions de Go/Nogo en fournissant des informations adéquates.
Utilisez les résultats d’une capitalisation passée dans la recherche de réponses à certaines questions sur le client ou le projet, notamment les suivantes : le client est-il connu ? travaillons-nous avec lui ? Quels sont les projets précédents pour ce client ? Comment se sont déroulés ces projets ? Existe-t-il des projets similaires sur lesquels nous pouvons capitaliser ? Qu’est-ce qui nous a permis de gagner ou fait perdre un projet similaire ?
En amont d’un projet, vous pourrez utiliser les éléments de capitalisation disponibles pour définir l’organisation à mettre en place et les messages clés à mettre en avant. Vous aurez un aperçu des compétences, expertises, équipe et références disponibles sur le périmètre dont il est question et pourrez ainsi s’avoir si vous avez les compétences et expertises requises par le client. Voici quelques exemples de questions à vous poser : Avons-nous les compétences/expertises requises ? Avons-nous des références pertinentes ? Avons-nous la bonne équipe de réponse ? Quelle organisation pouvons-nous mettre en place ? Quels forces et atouts pouvons-nous mettre en avant ?
Que faire pendant une réponse ?
Après avoir identifié le besoin du client et défini votre stratégie de réponse, il vous faudra exploiter les résultats des capitalisations passées pour rédiger et mettre en forme une réponse claire et persuasive.
Le processus de capitalisation est continu et la phase de rédaction de la réponse n’en est pas exclue. Tout au long de cette phase, vous allez peut-être identifier des pratiques qui fonctionnent ou pas. Voyez si l’organisation peut directement être adaptée et notez-les pour enrichir les référentiels de capitalisation et les faire évoluer une fois la réponse terminée. Chaque réponse a ses particularités et permet donc d’en tirer des leçons.
Comment bien capitaliser ?
Si connaître l’importance de la capitalisation ou les raisons qui la motivent est une bonne base, encore faut-il bien capitaliser. Un bon processus de capitalisation doit être basé sur une stratégie bien définie et portée par l’entreprise, le département ou l’équipe qui l’applique.
Votre stratégie de capitalisation doit être claire, définir toutes les étapes du processus, et identifier les outils et méthodes de capitalisation. Il est important de communiquer cette stratégie aux différentes équipes et département de l’entreprise.
Toutes les étapes de la capitalisation, les questions posées, les réponses et les leçons tirées sont inutiles si celles-ci ne sont pas partageables, accessibles et réutilisables. Par conséquent, il est important de créer et organiser un référentiel de capitalisation.
Ce référentiel est un dossier ou fichier contenant les différents retour d‘expériences et résultats des différents processus de capitalisation passés. Il peut être classé par type de client, type de projet, ou secteur d’activité et contenir des mots clés pour faciliter la recherche d’informations. Le référentiel doit être accessibles à tous les membres de l’équipe. A vous de définir une règle pour remplir le répertoire, soit chaque membre l’enrichit soit un responsable a la charge de la modification du référentiel, la classification et le recensement des retours d’expérience.
Un processus de capitalisation efficace repose sur un suivi et une mise à jour constantes du référentiel et un transfert de compétences permanent, en gardant une logique d’amélioration continue des personnes, processus, méthodes et outils. Cette coordination vise à atteindre une amélioration continue, et une meilleure productivité et compétitivité.
Conclusion
En fin de compte, gardez à l’esprit qu’une capitalisation efficace vous permettra de vous adapter plus rapidement aux évolutions du marché et d’améliorer votre compétitivité et votre productivité. Vous n’aurez pas à réinventer la roue pour chaque appel d’offres et vous pourrez pleinement exploiter le potentiel de vos ressources en vous améliorant chaque jour. Vous vous perfectionnerez en capitalisant sur votre passé.
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