Comment organiser efficacement la réponse à un appel d’offres ?
Date
Juillet, 2025
Temps de lecture
7 minutes
Catégorie
Bonne pratique
Peggy Herman
Co-fondatrice et dirigeante de Bee4win, où elle supervise les activités de conseil et de services en avant-vente. Depuis 2002, elle a piloté de nombreuses réponses à appels d’offres – publics et privés – allant de quelques dizaines de milliers à plusieurs centaines de millions d’euros, dans des secteurs variés tels que l’IT, l’énergie, l’industrie et l’événementiel.
Experte en avant-vente, Peggy réalise encore aujourd’hui des prestations en bid management, bid writing, coaching et formation, et mène depuis 10 ans des travaux d’étude sur les meilleures pratiques du domaine. Engagée dans la promotion de l’avant-vente, elle préside le chapter Francophonie de l’APMP et intervient régulièrement en tant que conférencière, notamment lors de la Bid and Proposal Conference Europe et auprès des clients de Bee4win.
Mots clés
#Organisation
#appelsd’offres
#reponse
Vous avez été désigné comme responsable de la réponse à un appel d’offres ou une consultation. Avant de vous lancer dans la rédaction de la proposition technique et commerciale, vous allez devoir définir comment vous vous organisez, avec votre équipe de réponse, pour produire cette proposition.
Cette étape d’organisation est cruciale car elle doit vous permettre de définir comment vous allez utiliser le plus efficacement possible le temps et la disponibilité des ressources, souvent limités, dont vous disposez pour répondre.
Je vous propose dans cet article une approche en 3 temps pour organiser efficacement la réponse à un appel d’offres :
- Analysez en détail le besoin,
- Planifiez les actions à réaliser,
- Organisez une réunion de lancement avec votre équipe.
1 - Prenez le temps d’analyser en détail le besoin
Vous avez certainement fait une analyse rapide globale de l’opportunité pour pouvoir prendre la décision de réponse ou non à l’appel d’offres ou la consultation.
Une fois la décision de répondre prise, l’analyse détaillée va vous permettre d’approfondir cette analyse : l’objectif est à présent d’avoir une vision complète, claire et exhaustive du besoin attendu pour pouvoir :
- Organiser la préparation de la réponse, c’est-à-dire identifier et prioriser les tâches à réaliser, évaluer le temps nécessaire et les ressources requises pour réaliser ces tâches, anticiper les problèmes pouvant survenir
- Identifier les ambiguïtés ou contradictions afin de les lever
- Etablir la stratégie de réponse, c’est-à-dire identifier les forces et faiblesses, vis-à-vis du besoin du client (notamment des critères de décision) et de la concurrence.
Elle représente une charge de travail plus importante que l’analyse faite en amont de la décision de GO-NOGO ; cet effort se concentre au lancement de l’avant-vente et peut se poursuivre tout au long de la préparation de la réponse, dès lors que de nouveaux éléments sont connus.
Voici quelques recommandations pour bien analyser en détail un dossier de consultation :
- Faites un résumé du contexte du projet, du besoin, des enjeux pour le client.
- Identifiez les critères d’évaluation et le budget cible du client qui vous seront utiles pour définir votre stratégie de réponse.
- Dressez la liste des livrables (et leur structure) que votre équipe de réponse va devoir produire et les éventuelles contraintes associées (format, nb pages, …)
- Préparez un modèle vierge de tableau de questions/réponses à partager avec l’équipe et alimentez-le au fur et à mesure que vous détectez des points à éclaircir.
- Si le volume du dossier de consultation est important, listez tous les documents qu’il contient et indiquez pour chaque document le type de contenu qu’il contient. Cela vous permettra, à vous mais également à votre équipe, de gagner du temps en sachant dans quel document aller voir quand vous chercherez une information.
- Faites une lecture complète du dossier pour repérer les exigences (a minima les exigences clés pour lesquelles vous allez avoir besoin d’une expertise donnée pour préparer la réponse). Regroupez vos exigences dans une matrice d’exigences, c’est-à-dire un tableau qui liste de façon exhaustive les exigences et permet de les classer en différentes catégories et sous-catégories, d’être en mesure d’indiquer exigence par exigence le niveau de conformité de l’offre, et de tracer pour chaque exigence dans quelle partie de la réponse elle est adressée, éventuellement qui est chargé d’y répondre et quel est le statut d’avancement de la réponse.
- Préparer une liste de points spécifiques à la typologie de l’affaire et à l’organisation de votre entreprise sur lesquels vous souhaitez avoir une vigilance particulière, parce qu’ils sont susceptibles d’entrainer des actions particulières à mettre en place pour préparer la réponse. Par exemple, y’a-t-il des pénalités prévues, sont-elles plafonnées, y’a-t-il des clauses RSE ou d’insertion sociale, y’a-t-il des exigences de sécurité particulières, … et relevez les éléments de réponse à tous ces points.
2 – Planifiez les actions à réaliser
Au fur et à mesure que vous analysez le besoin, vous pouvez commencer à lister les tâches qui vont devoir être réalisées pour produire la réponse. Il n’est pas nécessaire d’identifier toutes les tâches de façon précise dès le lancement du projet : il faut à minima identifier les tâches à initier dans les 1 ou 2 premières semaines de la préparation de la réponse et les macro-tâches à réaliser jusqu’à la date de remise de l’offre.
Voici quelques recommandations pour bien planifier les actions à réaliser :
- A chaque tâche doit être associé un et un seul responsable, plus d’éventuels contributeurs (pilotés par le responsable de la tâche) : Si cette personne n’est pas encore identifiée, notez TBD et identifiez ce point en point de vigilance à traiter de façon prioritaire, en traçant les compétences requises et l’effort estimé.
- A chaque tâche doit être associée une date cible. SI la date est éloignée, vous pouvez indiquer une semaine. Plus la date se rapproche, plus elle doit être précise. Indiquez toujours une date en prenant en compte une marge de sécurité fonction de la criticité de la tâche et de la souplesse ou non dans la date limite de remise des offres.
- A chaque tâche doit être associé un statut, par exemple : NOUVEAU, EN COURS, URGENT, SUSPENDU, TERMINE, ABANDONNE. Un code couleur permet de voir en un coup d’œil les tâches en cours et urgentes.
- A chaque tâche peut être associé un commentaire facultatif, pour préciser par exemple la dépendance à une autre tâche ou ce qui est fait et reste à faire pour les tâches en cours.
Pour gagner du temps :
- N’hésitez pas à créer votre liste de tâches types pour l’utiliser comme modèle ou checkist pour chaque nouvelle AVV.
- Utiliser un outil pour formaliser et suivre ensuite ces tâches (Excel ou un onglet planificateur dans Teams par exemple)
Comme pour tout projet, de nombreux risques peuvent survenir pendant une avant-vente et mettre en péril votre capacité à remettre une offre dans les temps et gagnante : il est donc important d’identifier ces risques au plus tôt et de prévoir des plans de secours pour les risques ayant une probabilité ou une criticité forte (absence imprévue d’une ressource clé de votre équipe par exemple).
3 – Organisez une réunion de lancement de la préparation de la réponse avec votre équipe
Cette réunion de lancement a pour objectifs de :
- Partager l’organisation mise en place avec l’équipe
- S’assurer que tout le monde sait ce qu’il a à faire et pour quand
- Créer une dynamique d’équipe pour que chaque contributeur se sente impliqué, motivé, utile
Qui convier ?
Les personnes dont la présence est obligatoire à cette réunion sont celles qui seront les contributeurs principaux pour la production de l’offre technique et commerciale : la Core Team. Idéalement, la taille idéale de cette Core Team est entre 2 et 5 personnes. Au-delà de 5, le travail de coordination est plus lourd, les réunions plus chronophages pour tous et il est plus difficile de trouver des créneaux où tout le monde est disponible pour les points de suivi réguliers.
Quand la planifier ?
Pas trop tôt … ni trop tard … Vous devez avoir eu le temps de faire l’analyse détaillée, d’initier la liste des tâches et d’avoir identifié tous les membres de la Core Team et leur rôle.
D’une durée généralement autour d’une heure, vous pouvez l’organiser en physique si toutes les personnes conviées sont sur le même site, où en distanciel, via Teams.
Comment préparer cette réunion :
- Préparez l’espace de travail collaboratif dans lequel vous allez pouvoir partager tous les documents de travail et les livrables à produire avec votre équipe de réponse. Définissez dès le début une structure claire pour cet espace de travail de sorte que chacun puisse trouver les documents et informations qu’il recherche de manière intuitive.
- Préparez un support de réunion qui regroupe les informations clés issues de votre analyse détaillée ainsi que la présentation de l’organisation mise en place (principaux jalons, équipe et rôle de chacun, liste des livrables à produire) et les actions à réaliser. Privilégiez un format qui pourra vous service à la fois de support et de compte-rendu à la réunion de lancement et à toutes les réunions de suivi d’avancement que vous ferez ensuite avec votre équipe. Prévoyez pour cela des zones de type faits marquants, actions prioritaires et points de vigilances qui seront complétés à chaque réunion avec votre équipe.
Ordre du jour suggéré :
- Tour de table si des personnes ne se connaissent pas
- Rappel de l’objet du projet, du contexte, des enjeux, des points clés à avoir en tête (critère de décision, budget cibles, exigences particulières, …)
- Présentation des jalons principaux (revues, date limite pour poser des questions, date limite de remise de l’offre, …)
- Présentation de la liste des livrables à produire et des éventuelles contraintes associées (format, nombre de pages, …)
- Présentation des membres de l’équipe et du rôle de chacun et partage des éventuelles contraintes de disponibilités (absences prévues, …) ; choix du mode de communication à privilégier
- Présentation de la liste des tâches initiées et validation en séance par chaque responsable désigné de l’affectation et du délai cible proposé
- Planification des premiers ateliers (réunions de travail) si nécessaire et des points de suivi réguliers (fréquence, créneau fixe de principe ou non, …)
- Questions
Pensez à diffuser un compte-rendu à l’issue de la réunion à minima aux participants conviés.
Adaptation suivant la taille et la complexité du projet
Dans les cas simples où vous avez peu de contributeurs, qui se connaissent et ont l’habitude de travailler ensemble toujours avec la même approche, l’organisation et le lancement peuvent être formalisés de façon plus light (mails, téléphone, discussion Teams, …).
Ma recommandation est toutefois d’utiliser le plus souvent possible un outil pour tracer de façon formelle la compréhension du besoin du client et l’organisation mise en place, y compris pour des projets simples, en vous appuyant sur un modèle de présentation type. Il peut parfaitement s’agir d’un fichier type Excel. En utilisant un modèle prédéfini, vous gagnerez du temps sur la mise en forme, la liste des tâches types, l’utilisation combinée en tant que support et compte-rendu de réunion et vous saurez rapidement où retrouver quelle information.
En utilisant un modèle type Excel, vous gardez la possibilité de l’adapter au contexte et à la complexité de chaque projet.
Formaliser votre analyse et organisation vous permet d’avoir, à tout moment, une vision claire de ce qui est fait et reste à faire, partagée avec la Core Team. Cela vous permet également de vous remettre en tête très rapidement les éléments essentiels du projet soit lorsque le client vous pose des questions, vous convie à une soutenance ou vous demande une V2 quelques semaines après la remise de l’offre, soit une fois le projet gagné lorsque vous devez organiser le démarrage effectif de la réalisation du projet.
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