Les principaux rôles dans un processus d'avant-vente
Date
Janvier, 2025
Temps de lecture
7 minutes
Catégorie
Bonne pratique
Louis Emmanuel NDJOM BADGA
Louis Emmanuel est un consultant avant-vente évoluant principalement dans le domaine IT. Fort de 3ans d’expérience dans le secteur, Louis accompagne les entreprise de toutes tailles à adopter des solutions technologiques innovantes pour optimiser leurs opérations et renforcer leur compétitivité.
Titulaire d’un Master en Business development et Ingénierie d’affaire, et passionné par la technologie et la vente, il sait comprendre les besoins des clients et proposer des solutions sur mesure qui répondent à leurs défis spécifiques. Louis est également reconnu pour ses compétences en communication et sa capacité à travailler dans des environnements internationaux et interdépartementaux.
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Il peut être assez complexe de comprendre tous les aspects du monde de l’avant-vente. Que l’on soit novice ou expert, naviguer entre les principes, les rôles, les responsabilités, ainsi que les techniques et outils en constante évolution, est un défi quotidien. Nous évoluons tous dans des contextes et des secteurs différents, mais nous devons néanmoins gérer et comprendre non seulement nos responsabilités, mais aussi celles de nos collaborateurs, et être en mesure de gérer, d’évaluer et de proposer des offres de qualité à nos partenaires et à nos clients.
Aujourd’hui, nous allons nous rapprocher un peu plus de la compréhension d’un aspect de l’avant-vente en nous plongeant dans les principaux rôles impliqués dans un processus d’avant-vente. Cet article se concentre sur les rôles impliqués dans la rédaction de la réponse à l’appel d’offres. Les rôles de gouvernance et de prise de décision seront abordés dans un article ultérieur.
Dans diverses organisations et industries, les rôles et les responsabilités peuvent différer de manière significative, même si les mêmes titres sont utilisés. Ces différences peuvent également conduire à des frontières floues au sein d’une même organisation. Par exemple, un département peut se voir attribuer des tâches spécifiques en interne, tandis qu’un autre peut avoir plus ou moins de responsabilités pour le même rôle. Ce manque de clarté peut entraîner des conflits, compliquer le processus d’appel d’offres en raison d’une coordination insuffisante et créer des ambiguïtés dans la définition des responsabilités.
Pour relever efficacement ces défis, il est essentiel de comprendre la situation et de définir clairement qui est responsable de quoi et quand, afin d’atteindre les objectifs de l’organisation et d’assurer un fonctionnement harmonieux et efficace.
Dans cet article, nous proposons notre approche des rôles clés qui devraient être impliqués dans un processus d’avant-vente.
Les principaux rôles dans un processus d'avant-vente
Le Bid Manager / Ingénieur avant-vente
Commençons par l’un des principaux acteurs, le Bid Manager. Il peut être nommé différemment selon le secteur ou l’entreprise, par exemple : ingénieur/manager/consultant avant-vente.
Il peut être considéré comme un « chef d’orchestre » dont le rôle est de coordonner l’ensemble du processus d’avant-vente et de définir une stratégie de réponse efficace aux exigences, aux besoins et aux délais du client, tout en veillant au respect des politiques et des procédures internes. Il évalue les tâches à accomplir et les besoins des collaborateurs, planifie ces tâches et présente le plan et l’organisation à l’équipe d’avant-vente. Il contribue également à la définition de la stratégie de réponse et du plan de contenu, organise des réunions de suivi régulières, rédige des procès-verbaux et gère les imprévus. Il rend compte de l’avancement des travaux à l’équipe d’avant-vente et à la direction.
Si vous souhaitez faire carrière à ce poste, vous devrez posséder d’excellentes compétences en matière de leadership et de gestion de projet, être un bon planificateur, avoir des qualités relationnelles pour animer votre équipe, et avoir une bonne compréhension de votre domaine. Si vous souhaitez vous former et vous améliorer en tant que Bid Manager, n’hésitez pas à suivre nos articles et nos ateliers, ou à nous contacter.
Le Proposal / Bid Writer
Viennent ensuite les proposal / Bid Writers. Parfois, l’ingénieur avant-vente peut assumer ce rôle. Les proposal writers sont des conteurs qui jouent un rôle essentiel dans le processus d’avant-vente, car ils sont chargés de présenter la stratégie et la solution d’une manière exceptionnellement convaincante et persuasive pour le client. Vous avez peut-être la meilleure proposition, mais est-elle bien rédigée ? La réponse à cette question sera un pas décisif vers le gain de l’appel d’offres.
Les proposal writers sont des « sculpteurs » ; ils ne sont peut-être pas ceux qui apportent la pierre, mais ils en font les plus belles statues. Ils façonnent la proposition de manière à ce qu’elle soit convaincante et esthétiquement agréable.
Ils doivent également être très orientés client, capables de comprendre pleinement les besoins et les attentes des clients et d’y répondre de manière adéquate dans la proposition. Lorsqu’ils créent du contenu, intègrent du contenu provenant d’autres contributeurs ou adaptent du contenu existant, ils doivent veiller à ce que le contenu soit conforme et réponde aux exigences du client.
Les meilleurs proposal writers ont d’excellentes compétences rédactionnelles qui leur permettent de produire des propositions de qualité en accordant une attention particulière aux détails. Ils sont capables d’organiser leurs idées en propositions attrayantes et structurées.
Le responsable commercial / Business Manager
Ils sont le premier point de contact du client et sont chargés d’établir et de maintenir une relation étroite avec les clients, de comprendre et d’étudier leurs besoins, connus ou inconnus. Le responsable commercial est souvent appelé le « Pont » : il est le lien entre un client donné, dont les besoins identifiés ou inconnus doivent être résolus, et une équipe avant-vente ayant les connaissances, les moyens et la volonté de répondre à ces besoins, tout en garantissant des relations harmonieuses et durables pour un partenariat efficace et efficient.
Vous devez être au courant des prix actuels et changeants, des tendances, des mises à jour et des prédictions faites dans le secteur ou le territoire dont vous êtes responsable et y réagir de manière adéquate.
Ils peuvent aider à rédiger certaines parties de la réponse, telles que la présentation de l’entreprise, le contexte et la compréhension des besoins, l’offre financière ou le résumé.
Les responsables commerciaux sont généralement des extravertis qui ne craignent pas d’aller de l’avant et de faire avancer les choses. Ils sont de bons communicateurs, possèdent d’excellentes compétences interpersonnelles, sont souvent optimistes mais très polyvalents, capables de s’adapter au client, au secteur, à l’atmosphère et au flux de l’interaction.
Les experts métier
Les experts métier sont « ceux qui savent ». Ces experts sont chargés de fournir une évaluation technique, fonctionnelle, organisationnelle ou commerciale de l’appel d’offres et des exigences du client dans leur domaine d’expertise. Ils proposent des solutions appropriées et réalisables à mettre en œuvre. Le contenu qu’ils créent est revu et intégré par le proposal writer. Une étroite collaboration entre l’ensemble de l’équipe avant-vente et les experts métier garantit que la solution est à la fois réalisable et adaptée aux besoins des clients.
Le nombre d’experts métier requis pour une opération donnée dépend de la complexité de la proposition, de l’expertise requise, des ressources disponibles dans l’entreprise, des procédures de l’entreprise et du calendrier de la proposition. Toutefois, les experts métier doivent être des personnes dont l’expertise est avérée, capables de travailler en équipe et de collaborer avec des équipes fonctionnelles et commerciales, capables de simplifier des concepts complexes et de traduire des exigences en solutions précises. Ils doivent être en mesure de justifier leurs recommandations et de les ajuster si nécessaire.
Le responsable financier
La proposition doit être chiffrée et, pour ce faire, vous aurez besoin d’un responsable financier, ou d’un « Money Person » comme l’appelle Scott Keyser dans The Winner Takes All. Le responsable financier supervise la faisabilité financière de la proposition et son adéquation pour le client et le soumissionnaire. Il possède une solide connaissance du marché et élabore des estimations de coûts détaillées, des stratégies de tarification et des modèles financiers conformes au budget et aux attentes du client (par exemple, la décomposition des prix). Les responsables financiers travaillent en étroite collaboration avec le responsable commercial pour comprendre et résoudre les éventuelles contraintes financières. Selon votre organisation, un Bid Manager peut également assumer ce rôle. Le responsable financier reçoit souvent des informations telles que l’estimation des coûts des experts métier, les prix unitaires du responsable commercial ou les directeurs ou responsables concernés. L’offre financière est généralement approuvée par le département des finances de l’entreprise.
Pour exceller à ce poste, vous devrez avoir une compréhension des principes financiers afin de créer des offres financières convaincantes et de présenter clairement ces concepts aux décideurs et aux autres parties prenantes. Vous devez être en mesure de recueillir les tendances du marché et les informations auprès des chefs d’entreprise et des experts afin de prendre des décisions financières stratégiques. Le sens du détail, la rigueur et la maîtrise d’outils tels qu’Excel seront vos alliés, car vous devrez automatiser les sous-calculs et être précis et attentif pour rédiger correctement la proposition financière en tenant compte de tous les aspects susceptibles d’influer sur le projet. Par exemple, vous pouvez proposer un modèle de paiement par abonnement au lieu d’un coût initial élevé, ce qui atténue les préoccupations budgétaires du client et rend l’affaire plus attrayante. Cette solution créative permet de conclure l’affaire et d’instaurer un climat de confiance avec le client. Les responsables financiers résolvent les problèmes en faisant preuve d’esprit critique et de créativité pour comprendre les dynamiques et les attentes, relever tous les défis financiers et proposer des solutions viables et mutuellement bénéfiques.
Le responsable juridique
Étant donné que les soumissionnaires et les clients sont différents, chacun ayant des contraintes, des procédures et des règles spécifiques, il est important que chaque document contractuel et juridique soit examiné par l’équipe juridique. Le responsable juridique fait partie du processus avant-vente afin d’éviter les écueils et risques juridiques et de s’assurer que la proposition est conforme à toutes les réglementations. Je l’appelle le « seigneur du droit« . Il supervise l’évaluation juridique de l’offre, en s’assurant que chaque clause juridique est conforme au règlement intérieur de l’entreprise soumissionnaire. Ses responsabilités vont au-delà de la simple analyse des exigences et des attentes du client. Il est également chargé de veiller à ce que la proposition tienne compte de toutes les contraintes, exigences et attentes juridiques.
Un responsable juridique dans un processus avant-vente doit posséder un ensemble de compétences diverses pour naviguer efficacement dans les complexités de la conformité juridique et de la gestion des risques. Il doit posséder une expertise en matière de droit des contrats et d’exigences réglementaires qui l’aide à examiner et à rédiger des documents, des compétences analytiques pour identifier les risques juridiques potentiels, et être attentif aux détails pour s’assurer que toutes les contraintes et exigences juridiques sont méticuleusement intégrées à la proposition.
L'assistant administratif
Les assistants administratifs sont chargés de gérer les aspects administratifs du processus, tels que le suivi des avis d’appel d’offres, le téléchargement des documents d’appels d’offres publiés sur les portails d’achat, la préparation de tous les documents administratifs nécessaires à la réponse, le chargement et le téléchargement des questions et réponses, et la soumission de la proposition une fois qu’elle a été finalisée pour les appels d’offres publics. Pour les appels d’offres comportant une part importante de contenu réutilisé, ils peuvent aider à préparer la réponse technique.
Les atouts d’un assistant administratif dans le processus avant-vente résident dans son sens de l’organisation, son souci du détail, sa connaissance des procédures administratives et sa capacité à mener plusieurs tâches de front. Ils sont capables de gérer simultanément plusieurs priorités. En outre, il est important qu’il puisse rester calme et concentré lorsqu’une offre est soumise très peu de temps avant la date limite.
Conclusion
En conclusion, le processus avant-vente est un effort de collaboration à multiples facettes qui implique un large éventail de rôles, chacun ayant une contribution unique au succès de l’offre. Bien qu’il soit important d’adapter les responsabilités à chaque offre, il est essentiel pour les entreprises de mettre en place un modèle RACI bien défini et structuré. Ce modèle clarifie les responsabilités de chaque participant et garantit que les définitions des rôles sont parfaitement comprises et partagées au niveau de l’entreprise. Une telle intégration favorise une collaboration efficace, conduisant à des processus avant-vente plus fluides et plus efficaces et, en fin de compte, à une plus grande réussite.
Cet article donne un aperçu des rôles clés typiquement impliqués dans un processus avant-vente. Chaque organisation doit décider, en fonction de ses besoins et parfois du contexte spécifique de chaque cas, de regrouper ces rôles sous une seule personne ou de les répartir entre plusieurs personnes. D’autres rôles peuvent également être ajoutés à l’équipe (graphistes ou relecteurs, par exemple). Si vous souhaitez approfondir ce sujet, je vous recommande vivement d’explorer les sources référencées dans cet article, ainsi que nos autres articles sur le processus avant-vente. Restez connecté pour le prochain article !
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