Identifiez facilement les exigences dans un document, analysez leur qualité et générez vos matrices de couverture et conformité plus vite et mieux
Fonctionnalités
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Maintenez des référentiels d’exigences de qualité
Maintenir des référentiels d’exigences de qualité est crucial pour assurer la conformité et l’efficacité des processus internes. Cette tâche implique la collecte, l’analyse et la gestion des exigences afin de garantir leur satisfaction et leur traçabilité. Les outils modernes, tels que Comply, facilitent cette gestion en automatisant l’identification, la classification et la traçabilité des exigences. Comply permet également de détecter les ambiguïtés, les doublons et les contradictions, tout en offrant des indicateurs de qualité et de compréhensibilité.
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Identifiez les exigences d’un document
L’identification des exigences d’un document constitue une tâche cruciale pour garantir la conformité et la qualité des réponses aux appels d’offres. Pour ce faire, Bee4win propose une solution innovante baptisée Comply, qui se présente sous la forme d’un complément Microsoft Word et d’une application web. Ce logiciel permet aux utilisateurs de détecter, extraire et gérer les exigences, les risques et les questions présents dans divers types de documents, tels que les cahiers des charges, les dossiers de consultation, les contrats et les programmes fonctionnels.
Comply utilise des technologies innovantes de Traitement Automatique du Langage Naturel (TALN) et d’Intelligence Artificielle (IA) pour reconnaître et capturer les exigences dans divers types de documents, y compris les PDF, les textes et les fichiers Word. Cette technologie permet de s’adapter aux contextes spécifiques des utilisateurs, offrant une grande flexibilité dans la gestion des exigences.
L’outil Comply propose des fonctionnalités avancées pour identifier, transposer et suivre les exigences des offres. Il permet également de renforcer la robustesse du processus de réponse aux appels d’offres, en simplifiant les activités de synthèse des dossiers de consultation et en obtenant des réponses rapides aux questions posées sur les dossiers de consultation.
Donneurs d’ordre
Construisez et partagez vos matrices d’exigences
La solution Comply est destinée aux professionnels chargés d’analyser des documents décrivant un besoin, tels que des cahiers des charges, des dossiers de consultation, des contrats, des programmes fonctionnels, et des dossiers de spécifications. Comply aide les utilisateurs à identifier et extraire des documents les exigences, les risques identifiés, les questions de clarification à poser, ainsi que les informations importantes à tracer. En outre, elle permet de collaborer avec les équipes sur une matrice des exigences via une application web, de gérer et exporter des exigences en provenance de plusieurs documents, et de partager les matrices d’exigences avec des utilisateurs supplémentaires ne disposant pas du complément Word.
Donneurs d’ordre
Evaluez la conformité des réponses
L’évaluation de la conformité des dossiers est une étape cruciale dans le processus de gestion des exigences et des risques associés à la rédaction de documents techniques. Cette évaluation permet de garantir que les documents respectent les normes et les standards en vigueur, ainsi que les exigences spécifiques du projet. Elle implique l’identification, l’extraction et la classification des exigences, ainsi que la détection des ambiguïtés et des contradictions potentielles. Grâce à des outils innovants comme Comply, il devient possible de réaliser ces tâches de manière efficace et rigoureuse.
« L’interface est intuitive et agréable, j’apprécie d’avoir toutes les infos liées à une affaire regroupées dans un même pavé et les résultats sont plus pertinents que ceux que j’obtenais avec notre solution précédente. »
Laetitia, assistante commerciale
« L’outil est simple et facile à utiliser, il apporte une économie de temps conséquente (4h au lieu de 2 semaines pour produire une matrice de 1200 exigences) et un gain en qualité sur le résultat. »
Antoine, Prescripteur technique
Prestataires
Identifiez & classez les exigences
La classification des exigences est essentielle pour organiser efficacement les référentiels. Comply permet d’ajouter des informations contextuelles paramétrables via des tables préexistantes ou personnalisables. Cette approche permet de structurer les exigences de manière cohérente et adaptable aux besoins spécifiques des projets.
Prestataires
Détectez les ambiguïtés, les doublons et contradictions
La gestion des risques et des ambiguïtés est une composante essentielle de la maintenance des référentiels. Comply permet de détecter les ambiguïtés et les incohérences dans la formulation des exigences, entre les exigences et leurs propriétés, ou entre les exigences de documents différents. Cette fonctionnalité aide à anticiper et à résoudre les problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent critiques.
Comply offre également des outils pour évaluer les risques métier et juridiques liés aux exigences. Grâce à des technologies avancées de TALN et d’IA, les utilisateurs peuvent ajuster la reconnaissance des risques en fonction de leur contexte spécifique, garantissant ainsi une gestion proactive des risques.
Prestataires
Suivez et partagez la couverture et la conformité de votre offre
La traçabilité des exigences est un aspect critique de la gestion des référentiels. Comply permet de tracer les réponses aux exigences provenant de différents documents, enregistre les cycles d’éclaircissement et produit des matrices de corrélation, de traçabilité ou de conformité. Cette fonctionnalité assure que chaque exigence est bien suivie et que les réponses apportées sont documentées de manière exhaustive.
Comply facilite également la construction de matrices d’exigences avec des structures personnalisables et réutilisables. Ces matrices peuvent être partagées avec l’équipe via un portail web ou exportées dans plusieurs formats (xls, csv, xml). Cette flexibilité permet de synchroniser facilement les exigences entre différents documents, tels qu’un cahier des charges et une proposition technique, mesurant ainsi la couverture et la traçabilité entre ces documents.
Prestataires
Partagez avec l’équipe projet les engagements pris
La collaboration et le partage des référentiels sont facilités par Comply. Les matrices d’exigences peuvent être partagées avec des utilisateurs supplémentaires ne disposant pas du complément Word, et plusieurs utilisateurs peuvent modifier simultanément les matrices. Cette fonctionnalité favorise la coconstruction des référentiels et l’alignement des équipes sur les exigences communes.
Comply permet également de synchroniser les référentiels avec d’autres outils de gestion des exigences, de PLM (Product Lifecycle Management) et d’ALM (Application Lifecycle Management). Cette intégration assure une gestion harmonisée des exigences tout au long du cycle de vie des projets, de la conception à la mise en œuvre.
Donneurs d’ordre et les prestataires
Travaillez à plusieurs en mode collaboratif
Une des fonctionnalités clés de Comply est la possibilité de modifier à plusieurs et en simultanée les matrices d’exigences. Cette capacité de collaboration en temps réel est essentielle pour les équipes travaillant sur des projets complexes nécessitant une coordination constante.
Comply exploite également les capacités de Sharepoint ; plateforme collaborative où les utilisateurs peuvent facilement partager leurs documents annotés et de manière sécurisé avec d’autres membres de l’équipe. Cette fonctionnalité est essentielle pour assurer une bonne coordination entre les différents acteurs du projet et pour garantir que toutes les parties prenantes disposent des informations nécessaires en temps opportun.
Donneurs d’ordre et les prestataires
Suivez vos indicateurs sur un tableau de bord
Comply propose des tableaux de bord de synthèse qui permettent de visualiser rapidement les indicateurs clés. Le tableau de bord est un outil précieux pour suivre l’avancement des projets et prendre des décisions éclairées.
L’application propose également des indicateurs de qualité pour mesurer la compréhensibilité des exigences et la qualité d’une spécification. Des scores de lisibilité et d’ambiguïté peuvent être calculés pour évaluer la clarté des exigences. Ces indicateurs sont adaptables en fonction du contexte du projet et des besoins spécifiques, peuvent être suivis.
En plus des indicateurs de qualité, des fonctionnalités supplémentaires permettent détecter les similarités, les contradictions et les redondances entre les exigences. Ces capacités permettent de renforcer la cohérence et la clarté des référentiels, en identifiant les zones potentielles de confusion ou de chevauchement.
Donneurs d’ordre et les prestataires
Traduisez les documents dans de nombreuses langues
Comply est accessible via une interface en français et en anglais, avec une fonctionnalité permettant de traduire les documents dans de nombreuses langues grâce à l’intégration de DeepL Pro. Cette flexibilité linguistique permet aux utilisateurs de travailler dans leur langue de prédilection, facilitant ainsi la compréhension et la gestion des exigences. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les projets internationaux, permettant une communication fluide et une compréhension mutuelle des exigences.
Donneurs d’ordre et les prestataires
Suivez l’avancement et la conformité des livrables
La traçabilité des exigences est un aspect critique de la gestion des référentiels. Comply permet de tracer les réponses aux exigences provenant de différents documents, enregistre les cycles d’éclaircissement et produit des matrices de corrélation, de traçabilité ou de conformité. Cette fonctionnalité assure que chaque exigence est bien suivie et que les réponses apportées sont documentées de manière exhaustive.
Comply facilite également la construction de matrices d’exigences avec des structures personnalisables et réutilisables. Ces matrices peuvent être partagées avec l’équipe via un portail web ou exportées dans plusieurs formats (xls, csv, xml). Cette flexibilité permet de synchroniser facilement les exigences entre différents documents, tels qu’un cahier des charges et une proposition technique, mesurant ainsi la couverture et la traçabilité entre ces documents.
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